Asia-Pasific League of Associations for Rheumatology (APLAR) merupakan organisasi yang mewakili asosiasi reumatologi di kawasan asia pasifik baru saja menyelenggarakan kegiatan 26th Asia-Pasific League of Associations for Rheumatology Congress 2024 yang diselenggarakan pada tanggal 22-25 Agustus 2024 di SUNTEC, Singapore. Kegiatan tersebut meliputi konferensi, simposium dan workshop yang bertujuan untuk memberikan pengetahuan terkait dengan reumatologi dengan menghadirkan pembicara dari berbagai belahan dunia utamanya dari wilayah Asia-Pasifik. Kegiatan yang diikuti ribuan orang ini tentu merupakan tantangan yang tidak mudah yang memungkinkan terjadinya pertukaran ilmiah baik melalui seminar-seminar, atau melalui perjumpaan individual atau kelompok seminar. Dalam konteks inilah, pelaksanaan APLAR 2024 di SUNTEC merupakan pelajaran bermakna yang patut disimak menjadi pelajaran bagi FKIK dan UKSW secara umum, yang core business-nya adalah Knowledge Production, Knowledge Exchanges, dan Knowledge Dissemination.
Diseminasi informasi APLAR 2024
Diseminasi Informasi kegiatan APLAR 2024 dilakukan melalui beberapa saluran antara lain website resmi APLAR, media sosial dan juga aplikasi khusus APLAR yang dapat di download melalui playstore.
Pendaftaran peserta
Proses pendaftaran kegiatan hanya dapat dilakukan melalui website resmi APLAR 2024. Saat mengunjungi website resmi APLAR, peserta akan langsung melihat tautan submit abstrak dan tautan pendaftaran. Untuk pengajuan abstrak, peserta akan diminta untuk membuat akun dan dapat mengikuti instruksi yang ada untuk pengajuan abstrak. Abstrak yang telah diajukan akan dinilai oleh academic board. Setelah penilaian, peserta akan menerima pemberitahuan terkait dengan abstrak yang diajukan akan dipresentasikan dalam bentuk oral presentation atau poster presentation. Setelah submit abstrak, peserta dapat melakukan pengisian formulir pendaftaran. Terdapat pilihan klasifikasi peserta antara lain profesional medis, peneliti, atau anggota Multi-National Organisations (MNO). Setiap klasifikasi peserta, akan dikenai biaya registrasi yang berbeda tergantung dari klasifikasi yang pilih. Selain meminta informasi pribadi, peserta juga diminta untuk memilih kegiatan yang akan diikuti. Terdapat beberapa pilihan kegiatan yang dapat disesuaikan dengan keinginan peserta seperti adanya kegiatan simposium & workshop, presentasi penelitian (presentasi oral dan presentasi poster), presentasi dari sponsorship dan pertemuan sosial. Persentasi yang disediakan oleh sponsorship dapat diikuti oleh peserta tanpa ditarik biaya.
Pada akhir pengisian formulir pendaftaran akan diinformasikan akumulasi biaya yang perlu dibayarkan oleh peserta berdasarkan dengan kegiatan yang akan diikuti. Terdapat juga opsi pembayaran yang dapat dilakukan, antara lain menggunakan kartu kredit atau transfer antar bank. Sebelum submit formulir pendaftaran, peserta akan diminta untuk memastikan kembali informasi yang telah diisi sudah benar dan peserta akan mendapatkan surel konfirmasi pendaftaran setelah submit pendaftaran. Apabila terdapat pertanyaan atau masalah selama proses pendaftaran, terdapat kontak atau layanan dukungan teknis di situs website resmi APLAR yang dapat dihubungi.
Pelaksanaan kegiatan APLAR
Dalam pelaksanaan kegiatan APLAR 2024 terdapat beberapa kegiatan, diantaranya:
Kegiatan simposium
Kegiatan simposium dibagi menjadi beberapa topik yang mana setiap topik akan dipresentasikan oleh pembicara yang ahli pada bidangnya. Setelah presentasi, dilakukan diskusi panel untuk menjawab pertanyaan peserta atau untuk berbagi perspektif terkait topik yang dibahas. Beberapa simposium juga menyertakan sesi workshop untuk peserta dapat berlatih keterampilan atau mendalami topik lebih lanjut. Simposium tersebut menjadi bermakna karena menjadi ladang bagi peserta untuk memperluas pengetahuan tentang topik atau isu-isu tertentu.
Presentasi penelitian (Oral Presentation & Poster Presentation)
Presentasi penelitian dibagi menjadi 2 jenis yaitu Oral presentation dan Poster Presentation. Setiap jenis presentasi penelitian harus menyertakan ringkasan dari tujuan penelitian, metode, hasil dan kesimpulan. Untuk memudahkan peserta, penyelenggara acara menyediakan template yang dapat diakses melalui website resmi APLAR. Bagi peserta yang termasuk ke dalam kelompok oral presentation harus mempersiapkan slide presentasi dalam bentuk microsoft PowerPoint, sedangkan bagi peserta yang termasuk ke dalam poster presentation harus mencetak dan membawa sendiri poster yang akan dipresentasikan. Jadwal dan tempat presentasi penelitian diinformasikan melalui surel masing-masing peserta. Dari presentasi penelitian tersebut, peserta memiliki kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan berdiskusi tentang penelitian yang dipresentasikan serta memberikan kesempatan untuk berinteraksi dengan profesional lain di bidang yang sama untuk membangun jaringan dan berbagi ide.
Presentasi sponsorship
Sponsorhip yang mendukung penyelenggaraan kegiatan APLAR 2024, selain mendukung berjalannya kegiatan juga dilibatkan dalam memberikan presentasi dengan menghadirkan pembicara yang ahli pada bidang reumatologi.
Pertemuan sosial
Pertemuan sosial dalam kegiatan APLAR 2024 dikemas dalam bentuk Gala Dinner yang dilaksanakan di Shangri-La, Singapore. Kegiatan tersebut menjadi jembatan bagi peserta, pembicara dan sponsor untuk berinteraksi dalam suasana yang lebih informal. Kegiatan tersebut terdiri dari rangkaian acara pembukaan, sambutan, makan malam, hiburan atau kegiatan lainnya dan penutupan.
Tindak-lanjut Pasca-kegiatan
Tindak lanjut pasca kegiatan APLAR 2024 dilakukan dengan evaluasi dan umpan balik melalui survei peserta yang dikirimkan melalui surel kepada peserta, pembicara dan sponsorship tentang konten, organisasi dan fasilitas untuk digunakan sebagai bahan evaluasi dan tindak lanjut di kegiatan APLAR 2025 yang akan dilaksanakan di Fukuoka, Jepang. Selain itu, sebagai bentuk penghargaan atas kontribusi peserta, pembicara, dan relawan maka penyelenggara memberikan sertifikat yang dibagikan melalui surel masing-masing.